I en virksomhed med meget mødeaktivitet og et begrænset antal mødelokaler kan det være svært at få enderne til at mødes, hvis bølgerne går rigtigt højt og der er gang i butikken. Det er ikke sjovt at modtage sine mødegæster og være klar og veloplagt til et godt og konstruktivt møde, og så opdage, at det lokale, man havde udset sig til mødet, er optaget. Det er pinligt og udsender et dårligt signal om at man ikke har ordentligt styr på sagerne.
Hvis man bruger Pronestors system til mødeplanlægning, så kan man undgå disse pinlige situationer. Her kan man altid se hvilke lokaler, der er booket hvornår, og hvem, der holder møderne, og med hvilke gæster. Det giver et overblik, som er guld værd, hvis man vil undgå dobbeltbookinger. Samtidigt kan man analysere sig frem til de tidspunkter hvor der er mest pres på lokalerne. Med god mødeplanlægning kan man fordele sine møder mere bredt ud over dagen.
Online registrering
Ved at have alle bookinger elektronisk og tilgængeligt for alle i virksomheden, så skaber man en gennemskuelighed og et overblik, som kan hjælpe med til at undgå situationer, hvor man er løbet tør for mødelokaler, eller har dobbeltbooket personale. Der er mange gode fordele ved elektronisk mødeplanlægning, og det vil man hurtigt blive overbevist om, når man tager systemerne i brug. Man sparer tid og man optimerer flowet i virksomhedens mødeaktiviteter.
Hvor man måske tidligere skulle ringe ned til receptionen for at få at vide, om der er ledige lokaler, og samtidigt skrive en mail til en kollega og bede vedkommende deltage i det pågældende møde, så bliver det med mødeplanlægning sat i system, så alt går hurtigt og effektivt, og det hele er til at overskue gennem systemet.
Styr på det hele igen
Når man indfører et system til mødeplanlægning, så vil man opleve at gå fra det, der måske var total forvirring, til orden og ro og et flow, der uforstyrret bare glider. Det frigiver ressourcer til andre formål, der måske er blevet forsømt tidligere. Man får, med andre ord, en virksomhed og en arbejdsplads, der fungerer bedre.